La fonction d’approvisionnement

La fonction d’approvisionnement

Approvisionner c’est procurer à l’entreprise les matières premières, les  matières consommables, les produits semi-œuvrés ou les produits finis, en quantité  voulue et à moindre coût.

La fonction approvisionnement vise à :

·         Eviter les ruptures de stock.

·         Satisfaire les besoins des clients, en offrant des produits de bonne qualité au marché,

·         Constituer et gérer les stocks,

·          

La mondialisation des marchés, l’acharnement de la concurrence, l’exigence des clients et la diversification des produits sont autant d’éléments qui rendent la fonction d’approvisionnement de plus en plus importante.

Quels sont les  enjeux de la fonction d’approvisionnement et les perspectives de son évolution ? et comment peut-on optimiser la gestion des stocks ?

1.Les enjeux de la fonction d’approvisionnement

Ils sont de deux types : les enjeux d’ordre stratégique et ceux d’ordre commercial.

a-      Les enjeux stratégiques

Sur le plan stratégique, l’importance de la fonction achat se manifeste à travers sa position par rapport aux deux fonctions : commerciale et technique. En effet, l’achat se situe en tant qu’intermédiaire entre les services internes, les fournisseurs ainsi que un bon service d’approvisionnement permettrait :  les produits et les services demandés.

Une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement s’avère donc  d’une grande utilité, surtout pour les entreprises qui s’intéressent à l’amélioration de leur compétitivité.

Cette gestion doit permettre :

·         la diminution des délais de livraison, puisque la rapidité de réaction aux éléments de l’environnement est de plus en plus déterminante dans un contexte de mondialisation marqué par de profondes mutations techniques et technologiques ;

·         l’amélioration  de la qualité des produits et services offerts ;

·         La mise en valeur de l’innovation par l’achat de nouvelles technologies et de nouveaux matériaux;

·         La mise en place de nouveaux partenariats de sous- traitance.

Le partenariat est un contrat qui lie le fournisseur à l’acheteur et qui permet de livrer, à tout moment et en quantité désirée, les matières et composants voulus.

b-      Les enjeux d’ordre commercial

Ces enjeux apparaissent clairement lorsqu’il s’agit de mettre le client au centre des préoccupations des entreprises. En effet, avec la grande diversité et disponibilité des produits offerts sur le marché, le client devient de plus en plus exigeant.

Face à cette situation et pour que l’entreprise puisse satisfaire et fidéliser ses clients, elle est censée leur offrir les produits souhaités, en quantité suffisante et en qualité satisfaisante. Or pour que le produit fini soit de qualité, y compris la phase approvisionnement.

La qualité totale a pour principaux fondements :

·         L’amélioration des produits et services ;

·         L’amélioration du système de production ;

·         L’établissement des relations de partenariat avec les fournisseurs ;

·         L’implication du personnel ;

·         L’instauration d’un système de formation

2- L’évolution de la fonction d’approvisionnement

La fonction d’approvisionnement connaît une évolution importante suite à l’apparition de :

·         Nouvelles caractéristiques qui marquent le comportement de l’entreprise en tant qu’acheteur ;

·         Nouveaux outils d’achat.

a.       Les caractéristiques de l’acheteur moderne

L’acheteur moderne est un acheteur qui doit :

·          maîtriser les techniques de négociation,

·         posséder une vision globale des objectifs de son entreprise

·          répondre aux attentes et aspirations spécifiques des départements marketing, commercial et de production.

·         Maîtriser l’ensemble des démarches relatives aux achats, notamment le suivi et la gestion des commandes et des stocks ;

·         Maîtriser les coûts en recherchant les meilleurs fournisseurs (il s’agit de ceux qui offrent des produits de qualité, appliquent des prix raisonnables, assurent la quantité demandée, respectent les délais de livraison et accordent des facilités de paiement) ;

·         Choisir les produits et les composants selon les critères déterminés par les services de vente ou de production ;

·         Négocier les conditions d’approvisionnement en relation avec les services logistiques ;

·         Etre à l’écoute du marché et suivre les nouveautés et l’innovation.

La fonction achat doit chercher à répondre aux besoins et demandes internes tout en tenant compte des changements externes. D’où la nécessité d’avoir des acheteurs polyvalents ayant des compétences variées.

b.      Les outils modernes d’achat

En plus des outils traditionnels utilisés par l’acheteur comme les annuaires, les catalogues, les lettres d’iformation, les salons et la presse spécialisée, de nouvelles tendances apparaissent sur le marché. Il s’agit principalement de l’e-purchasing , l’e-procurement et les sites de sourcing. 

L’e-purchasing regroupe des solutions « on line » ou « off line » qui facilitent la définition des besoins, la détermination du marketing achat et les négociations.

Concernant l’e-procurement[1], il regroupe l’ensemble des solutions qui permettent d’optimiser les coûts administratifs, en simplifiant la gestion en ligne des catalogues et des actes de facturation et de paiement. Cet outil d’achat permet la passage et le suivi des commandes en  utilisant la voie électronique.

Les sites de sourcing proposent des bases de données des fournisseurs répertoriés par secteurs ou familles de produits.

3- La gestion des stocks                                          :

Elle a pour objet de :

·         Définir le niveau des stocks correspondant aux besoins de l’entreprise,

·         Assurer l’obtention de ce niveau dans les meilleures conditions d’économie et de sécurité pour l’entreprise.

En effet, optimiser  un stock revient à assurer un équilibre entre un coût de stockage minimum et un taux de service maximum. D’où la nécessité d’opter pour un calcul rigoureux.

A ce niveau, on peut citer le modèle de Wilson.

les postulats de ce  modèle sont :

·         La demande annuelle est connue et certaine,

·         La consommation est linéaire,

·         Les quantités commandées sont constantes,

·         Exclusion de la pénurie et de la rupture des stocks.

Selon ce modèle de Wilson, la fonction d’approvisionnement entraîne l’engagement de deux principaux coûts : A et B

A-      coût de passation et de gestion des commandes correspond au coût lié aux fournitures du bureau, aux affranchissements postaux, au secrétariat administratif, à l’utilisation de téléphone et d’internet…

            Ce coût peut être considéré comme étant proportionnel au nombre de commandes passées  pendant la période considérée.

B-      Le coût de détention du stock comprend les charges de logistique dues au stockage : surveillance, assurance, maintien dans certaines conditions de température… ce coût est évalué par un pourcentage de la valeur du stock moyen, il peut être ramené à un coût par unité de produit détenu pendant  une certaine période.

Le coût total d’approvisionnement (CTA) est donc calculé comme suit :

CTA= coût de passation+ coût de détention+autres frais fixes

CTA= (  K)+( C) +F

Avec :

Q : quantité annuelle nécessaire pour la production ;

X : quantité optimale à commander pour chaque livraison ;

K : coût variable de passation d’une commande ;

C : coût variable du stockage annuel d’une unité ;

F : frais fixes globaux liés à la fonction approvisionnement.

Selon le modèle de Wilson, pour que l’entreprise puisse gérer convenablement son stock, elle doit parvenir à minimiser le coût total d’approvisionnement. Pour cela, elle doit déterminer la quantité optimale à commander (X) (appelée aussi le lot économique) ainsi que le nombre de commandes à passer durant l’année (N)

X=                 N=

Le modèle de Wilson est très simplificateur de la réalité, vu qu’il repose sur la stabilité et la régularité.  Alors que le marché est marqué par les fluctuations des  prix, les risques de pénurie et les ruptures de stock.

Face à cette inadéquation du modèle de Wilson, le besoin d’une gestion efficace des stocks oblige l’entreprise d’opter pour l’un des deux modes de gestion suivants ;

·         La gestion calendaire qui consiste à lancer des ordres d’approvisionnements à intervalles réguliers T (commande par période régulière) ;

·         La  gestion à point de commande qui consiste à passer une commande pour reconstituer le stock actif (commande par quantité constante).

Pour s’assurer de l’efficacité de la gestion des stocks, un contrôle peut se faire à partir de plusieurs indicateurs notamment,

·         le nombre de ruptures de stock,

·         le coût des commandes de dépannage enregistrées durant une période,

·         les ratios de rotation ou de temps d’écoulement mesurant le poids financier des stocks.

D’une manière générale, la réussite de la fonction approvisionnement dépend de deux éléments essentiels A et B :

A.      Le suivi administratif des approvisionnements, confié au service achat. Ce suivi exige le bon accomplissement des tâches suivantes : la recherche des meilleurs fournisseurs et des meilleurs produits, la passation des commandes et l’obtention des livraisons ;

B.      La gestion physique des approvisionnements confiée au service magasin, afin d’assurer

·         le contrôle quantitatif et qualitatif des commandes,

·         la manutention et  le gardiennage,

·          la distribution des matières aux services utilisateurs et la tenue d’une comptabilité matières permettant le déclenchement des commandes à temps,

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[1] - L’e-porcurement fait partie de la gestion électronique de l’approvisionnement. Celle-ci comprend, en amont, l’e-sourcing qui fait référence aux actions de séléction des fournisseurs et, en aval, l’e-procurement qui permet le passage et le suivi des commandes.

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La fonction sociale

Sociale

La fonction sociale a pour objet de « réhumaniser » l’entreprise en créant de nouvelles relations entre les salariés et l’entreprise. Il s »agit plus précisément des relations humaines.

 1- Le passage des relations de travail aux relations humaines

Avant l’apparition de la fonction sociale, seules les relations de travail existaient. Elles avaient pour principale objectif l’augmentation de la productivité de travail, à travers l’utilisation des méthodes de travail empiriques permettant de définir la quantité de travail qu’un ouvrier peut accomplir au cours d’une journée.

Les relations de travail ont été fortement défendues par les auteurs de l’école classique, principalement F.W.Taylor. Mais avec la baisse de la productivité des travailleurs causée par les accidents de travail, l’absentéisme et le turn-over, ces relations se sont révélées inefficaces, d’où l’apparition des relations humaines.

Ces dernières ont pour objet d’établir entre la direction et le personnel un réseau de liaisons procurant un maximum de satisfactions humaines et créant un climat social favorable à la vie de l’entreprise et de tous ses membres. Elles visent à donner aux membres de l’entreprise une certaine initiative et à les faire participer à la vie et au développement de l’entreprise.

2- Les instruments d’une politique de relations humaines

L’instauration des relations humaines au sein d’une entreprise peut se faire par le biais de deux moyens : moyens d’ordre économique et ceux d’ordre psychologique et sociologique.

a-      Les moyens d’ordre économique

Ils consistent en l’amélioration des conditions de travail et de système de rémunération.

          a-1. Les conditions de travail

Elles comprennent la pénibilité, la fatigue et les risques liés au travail exercé ainsi que l’environnement de travail représenté par le bruit, la chaleur, l’exposition à des substances toxiques…

Les conditions de travail se situent à la frontière entre le travail et la santé, si elles ne sont pas améliorées, elles peuvent nuire à la productivité comme elles peuvent causer des accidents et des maladies professionnelles.

Pour que l’entreprise puisse maintenir ou améliorer la productivité de ses employés, elle a intérêt de réduire la pression temporelle du travail causée par le type d’horaires imposé, la variabilité de la durée quotidienne de travail, les pauses, les congés, les heures supplémentaires, les horaires décalés, l’empiètement du travail sur le temps de loisir…

Pour éviter les risques d’accidents et de maladies professionnelles, l’entreprise a intérêt d’améliorer les conditions d’hygiène et de sécurité appliquées. Ainsi, elle doit, en matière d’hygiène :

• Tenir les locaux de travail dans un état constant de propreté,
• Maintenir une température convenable et préserver la pureté de l’atmosphère dans les locaux fermés,
• Assurer, dans les locaux de travail, le niveau d’éclairage nécessaire permettant d’éviter la fatigue visuelle pour les salariés,
• Réduire le bruit des locaux de travail jusqu’au niveau le plus bas possible,
• Mettre à la disposition des salariés de l’eau potable et fraîche, des cabinets d’aisance, des lavabos, des vestiaires.

En matière de sécurité, l’entreprise doit s’assurer que :

• Les coordonnées des services d’urgence sont affichées,
• Les équipements de travail (machines, appareils, outils…) sont certifiés conformes aux normes nationales et internationales,
• Les normes relatives à l’aménagement des issues et dégagements de secours sont respectées,
• Les extincteurs existent en nombre suffisant.

    a-2 Le système de rémunération

« Une bonne politique de rémunération doit pourvoir assurer la compétitivité externe, l’équité interne et la récompense des performances individuelles ». Le salaire, à lui seul, ne peut en aucun cas répondre à ces trois attentes.

Pour que l’entreprise puisse donc améliorer son système de rémunération, obtenir un travail de qualité et créer un climat sociale favorable, elle doit, à côte du salaire qui constitue un droit acquis pour l’employé puisqu’il est la contrepartie du travail effectué, appliquer d’autres formules de leur intéressement au travail, il s’agit notamment de :

La prime du treizième mois : c’est le versement d’un double salaire, le plus souvent à la fin de l’année, elle constitue un avantage salarial qui s’ajoute au salaire de base. Le montant de la prime est indépendant de la performance du salarié.

La prime sur objectifs de productivité ou de performance individuelle : elle est liée à la réalisation de l’objectif vise. Elle dépend directement du niveau de performance du salarié.

L’attribution gratuite d’actions : elle permet d’intéresser davantage le salarié au résultat de l’entreprise.

L’option d’achat d’actions : elle permet à des salariés d’acquérir à des conditions avantageuses des actions de la société qui les emploie. Elle rend le salarié beaucoup intéressé par le résultat de l’entreprise.

b-      Les moyens d’ordre psychologique et sociologique

Ils ont trait à la communication interne et à la formation continue.

            b.1- La communication interne

La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication mis en œuvre au sein d’une entreprise à destination de ses salariés. Ces actions qui portent sur l’exposition des résultats, la transmission des informations, l’explication d’une nouvelle orientation…., peuvent être menées par deux types de moyens :

Moyens écrits qui, malgré leur coût, restent les plus sûrs. En effet, par leur trace, ils protègent l’information de tout risque de déformation. Parmi ces moyens écrits, on trouve :

• Les notes flash : elles ont pour objectif d’informer les salariés sur un événement qui vient de se dérouler ou qui va avoir lieu très rapidement.
• Les notes de service : elles ont pour objectif de diffuser une information précise, d’une manière rapide. A la différence des notes flash, elles sont très ciblées et diffusées à un groupe de personnes réduit.
• La revue de presse : elle permet de créer une mobilisation des salariés autour d’un projet ou d’un champ d’action.
• L’intranet : c’est un outil de communication électronique, il constitue un portail pour les employés pour accéder à une importante source d’informations et d’outils.
• L’email : c’est aussi un outil de communication électronique, il est le plus utilisé dans les échanges avec et entre les employés.

Moyens oraux qui permettent de communiquer directement avec les salariés. Ils prennent la forme de :

• Réunions : c’est un outil de communication qui permet d’assurer l’échange d’idées et de faire participer les employés à la prise de décision.
• Ateliers métiers : cet outil consiste à rassembler les personnes d’un même métier mais ne travaillant pas ensemble. Il permet, à travers l’échange des savoirs, de découvrir d’autres méthodes de travail.
• Evénements internes : ils permettent d’entretenir un esprit d’équipe et construisent une bonne atmosphère de travail. C’est le cas notamment des diners organisés pour fêter des événements particuliers, comme la conclusion d’un contrat ou l’obtention d’un certificat de qualité…
• Conventions et séminaires : ils consistent à informer un groupe de personnes sur un ou plusieurs points : faire comprendre une politique interne, faire adhérer à un choix stratégique, présenter un nouveau produit, expliquer un plan d’action…

La communication interne cherche à :

• Approprier les finalités de l’entreprise à chaque salarié ;
• Développer la cohésion interne ;
• Mieux communiquer pour favoriser le travail en équipe.

La communication au sein de l’entreprise permet de réduire l’écart entre les hommes et les structures. Elle peut, de ce fait, être source de motivation pour la salarié qui se sent de plus en plus impliqué et responsabilisé.

            b.2- La formation continue

La formation continue est définie comme un processus d’apprentissage permettant à une personne d’acquérir de nouvelles connaissances et d’améliorer ses compétences. Elle constitue un investissement intellectuel pour toute entreprise qui cherche à mettre à niveau ses employés et à les rendre plus compétitifs.

Selon la charte nationale d’éducation et de formation promulguée en décembre 1999, «  le système de formation continue doit concerner l’ensemble des populations en cours d’emploi ou menacées de perdre leur emploi » (article 53). Pour donc aider les entreprises à s’adhérer à ce système de formation continue. Deux mécanismes d’accompagnement ont été mis en place :

Les Groupements Interprofessionnels d’Aide au Conseil (GIAC) : ce sont des associations constituées par les organisations et fédérations professionnelles des entreprises. Elles sont financées par le biais des subventions de l’Etat et de la contribution des entreprises bénéficiaires.

Les interventions des GIAC portent sur trois types d’actions :

• L’information et la sensibilisation à la formation en cours d’emploi au profit des organisations, des chambres professionnelles et des entreprises, en particulier des petites et moyennes entreprises :
• Les études et le conseil pour la définition d’une stratégie de développement des entreprises et des branches professionnelles et des besoins en formation en cours d’emploi qui en découlent :
• L’ingénierie des plans de formation en cours d’emploi, qui comprend le diagnostic des besoins en formation et l’élaboration des plans de formation qui en découlent.

Les contrats spéciaux de formation (CSF) : il s’agit d’une assistance financière accordée aux entreprises pour les aider à élaborer leurs plans de formation et aussi à les réaliser.

Les actions menées dans le cadre des CFS comprennent :

• Les actions de Formation Planifiée (FP) : ce sont celles inscrites dans un plan de formation annuel découlant nécessairement d’une étude d’ingénierie de formation.
• Les Actions de Formation Non Planifiée (FNP) : Il s’agit d’actions de formation ayant un caractère conjoncturel et réalisées hors du cadre d’un plan de formation.
• Les Actions d’Alphabétisation Fonctionnelle (Alpha) : elles visent à dispenser aux salariés des entreprises des compétences linguistiques fonctionnelles et des compétences logicomathématiques

Pour qu’une entreprise puisse bénéficier de l’assistance technique et financière relative à la formation continue, elle doit être :

• Assujettie à la taxe de la formation professionnelle,
• En situation régulière vis-à-vis de la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) au titre de cette taxe.

3-      Les limites des relations humaines

Les relations humaines cherchent à rendre le travailleur plus dévoué, plus attaché à son travail et beaucoup plus fier d’appartenir à son entreprise. Toutefois, leur instauration dans l’entreprise n’est pas une tâche facile à réaliser et ce, à cause de nombreuses difficultés :

Difficultés dues à l’influence de la taille de l’entreprise : l’établissement des relations humaines nécessitent l’utilisation des moyens aussi bien économiques, psychologiques que sociologiques. Mais, en tenant compte de la taille de l’entreprise, on constate que dans les petites et moyennes entreprises, les moyens les plus utilisés sont d’ordre psychologique et sociologique, puisque leurs membres  arrivent facilement à se connaître et à mieux communiquer entre eux. Dans les grandes entreprises, les moyens utilisés sont surtout d’ordre économique.

Difficultés dues à l’attitude des travailleurs et de leurs représentants (syndicat) : la personnalité et les conditions de vie privée d’un salarié peuvent être la principale source de ses problèmes, même si le climat social qui règne dans l’entreprise est assez favorable. Le fait de ne pas pouvoir équilibrer entre sa vie privée et sa vie professionnelle ou encore le fait de souffrir d’un mauvais état de santé, peuvent être les causes principales de la démotivation du salarié.

Difficultés dues à l’attitude des cadres : les relations tendues ou inexistantes avec la hiérarchie ou les collègues peuvent nuire facilement à l’intégration du salarié au sein de l’entreprise. Ces difficultés peuvent s’accentuer encore plus si les managers ne communiquent pas avec leur salariés, ne les soutiennent pas et ne prennent pas en considération leurs avis.

Donner du sens au travail en améliorant les conditions de travail des salariés s’avère comme un enjeu majeur et décisif pour l’entreprise actuelle, qui doit mettre en place un certain nombre de mesures et d’actions pour promouvoir la ressource humaine.

Avec les changements qu’a connus l’environnement de l’entreprise :

• Certaines fonctions, telles qu’elles sont définies par fayol, ont subi des modifications, c’est appelée actuellement fonction de la direction générale du fait que les activités qu’elle assure relève des attributions du dirigeant de l’entreprise. En plus, les tâches administratives ne concernent pas une seule fonction, mais l’ensemble des fonctions existant dans l’entreprise.
• De nouvelles fonctions ont vu le jour, c’est le cas notamment de la fonction sociale (des ressources humaines), la fonction marketing, la fonction contrôle de gestion, la fonction audit …

La fonction doit donc être au service de l’entreprise, elle doit faciliter son adaptation aux différentes mutations de l’environnement, comme elle doit l’aider à améliorer sa performance et sa compétitivité.

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