La fonction d’approvisionnement

La fonction d’approvisionnement

Approvisionner c’est procurer à l’entreprise les matières premières, les  matières consommables, les produits semi-œuvrés ou les produits finis, en quantité  voulue et à moindre coût.

La fonction approvisionnement vise à :

·         Eviter les ruptures de stock.

·         Satisfaire les besoins des clients, en offrant des produits de bonne qualité au marché,

·         Constituer et gérer les stocks,

·          

La mondialisation des marchés, l’acharnement de la concurrence, l’exigence des clients et la diversification des produits sont autant d’éléments qui rendent la fonction d’approvisionnement de plus en plus importante.

Quels sont les  enjeux de la fonction d’approvisionnement et les perspectives de son évolution ? et comment peut-on optimiser la gestion des stocks ?

1.Les enjeux de la fonction d’approvisionnement

Ils sont de deux types : les enjeux d’ordre stratégique et ceux d’ordre commercial.

a-      Les enjeux stratégiques

Sur le plan stratégique, l’importance de la fonction achat se manifeste à travers sa position par rapport aux deux fonctions : commerciale et technique. En effet, l’achat se situe en tant qu’intermédiaire entre les services internes, les fournisseurs ainsi que un bon service d’approvisionnement permettrait :  les produits et les services demandés.

Une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement s’avère donc  d’une grande utilité, surtout pour les entreprises qui s’intéressent à l’amélioration de leur compétitivité.

Cette gestion doit permettre :

·         la diminution des délais de livraison, puisque la rapidité de réaction aux éléments de l’environnement est de plus en plus déterminante dans un contexte de mondialisation marqué par de profondes mutations techniques et technologiques ;

·         l’amélioration  de la qualité des produits et services offerts ;

·         La mise en valeur de l’innovation par l’achat de nouvelles technologies et de nouveaux matériaux;

·         La mise en place de nouveaux partenariats de sous- traitance.

Le partenariat est un contrat qui lie le fournisseur à l’acheteur et qui permet de livrer, à tout moment et en quantité désirée, les matières et composants voulus.

b-      Les enjeux d’ordre commercial

Ces enjeux apparaissent clairement lorsqu’il s’agit de mettre le client au centre des préoccupations des entreprises. En effet, avec la grande diversité et disponibilité des produits offerts sur le marché, le client devient de plus en plus exigeant.

Face à cette situation et pour que l’entreprise puisse satisfaire et fidéliser ses clients, elle est censée leur offrir les produits souhaités, en quantité suffisante et en qualité satisfaisante. Or pour que le produit fini soit de qualité, y compris la phase approvisionnement.

La qualité totale a pour principaux fondements :

·         L’amélioration des produits et services ;

·         L’amélioration du système de production ;

·         L’établissement des relations de partenariat avec les fournisseurs ;

·         L’implication du personnel ;

·         L’instauration d’un système de formation

2- L’évolution de la fonction d’approvisionnement

La fonction d’approvisionnement connaît une évolution importante suite à l’apparition de :

·         Nouvelles caractéristiques qui marquent le comportement de l’entreprise en tant qu’acheteur ;

·         Nouveaux outils d’achat.

a.       Les caractéristiques de l’acheteur moderne

L’acheteur moderne est un acheteur qui doit :

·          maîtriser les techniques de négociation,

·         posséder une vision globale des objectifs de son entreprise

·          répondre aux attentes et aspirations spécifiques des départements marketing, commercial et de production.

·         Maîtriser l’ensemble des démarches relatives aux achats, notamment le suivi et la gestion des commandes et des stocks ;

·         Maîtriser les coûts en recherchant les meilleurs fournisseurs (il s’agit de ceux qui offrent des produits de qualité, appliquent des prix raisonnables, assurent la quantité demandée, respectent les délais de livraison et accordent des facilités de paiement) ;

·         Choisir les produits et les composants selon les critères déterminés par les services de vente ou de production ;

·         Négocier les conditions d’approvisionnement en relation avec les services logistiques ;

·         Etre à l’écoute du marché et suivre les nouveautés et l’innovation.

La fonction achat doit chercher à répondre aux besoins et demandes internes tout en tenant compte des changements externes. D’où la nécessité d’avoir des acheteurs polyvalents ayant des compétences variées.

b.      Les outils modernes d’achat

En plus des outils traditionnels utilisés par l’acheteur comme les annuaires, les catalogues, les lettres d’iformation, les salons et la presse spécialisée, de nouvelles tendances apparaissent sur le marché. Il s’agit principalement de l’e-purchasing , l’e-procurement et les sites de sourcing. 

L’e-purchasing regroupe des solutions « on line » ou « off line » qui facilitent la définition des besoins, la détermination du marketing achat et les négociations.

Concernant l’e-procurement[1], il regroupe l’ensemble des solutions qui permettent d’optimiser les coûts administratifs, en simplifiant la gestion en ligne des catalogues et des actes de facturation et de paiement. Cet outil d’achat permet la passage et le suivi des commandes en  utilisant la voie électronique.

Les sites de sourcing proposent des bases de données des fournisseurs répertoriés par secteurs ou familles de produits.

3- La gestion des stocks                                          :

Elle a pour objet de :

·         Définir le niveau des stocks correspondant aux besoins de l’entreprise,

·         Assurer l’obtention de ce niveau dans les meilleures conditions d’économie et de sécurité pour l’entreprise.

En effet, optimiser  un stock revient à assurer un équilibre entre un coût de stockage minimum et un taux de service maximum. D’où la nécessité d’opter pour un calcul rigoureux.

A ce niveau, on peut citer le modèle de Wilson.

les postulats de ce  modèle sont :

·         La demande annuelle est connue et certaine,

·         La consommation est linéaire,

·         Les quantités commandées sont constantes,

·         Exclusion de la pénurie et de la rupture des stocks.

Selon ce modèle de Wilson, la fonction d’approvisionnement entraîne l’engagement de deux principaux coûts : A et B

A-      coût de passation et de gestion des commandes correspond au coût lié aux fournitures du bureau, aux affranchissements postaux, au secrétariat administratif, à l’utilisation de téléphone et d’internet…

            Ce coût peut être considéré comme étant proportionnel au nombre de commandes passées  pendant la période considérée.

B-      Le coût de détention du stock comprend les charges de logistique dues au stockage : surveillance, assurance, maintien dans certaines conditions de température… ce coût est évalué par un pourcentage de la valeur du stock moyen, il peut être ramené à un coût par unité de produit détenu pendant  une certaine période.

Le coût total d’approvisionnement (CTA) est donc calculé comme suit :

CTA= coût de passation+ coût de détention+autres frais fixes

CTA= (  K)+( C) +F

Avec :

Q : quantité annuelle nécessaire pour la production ;

X : quantité optimale à commander pour chaque livraison ;

K : coût variable de passation d’une commande ;

C : coût variable du stockage annuel d’une unité ;

F : frais fixes globaux liés à la fonction approvisionnement.

Selon le modèle de Wilson, pour que l’entreprise puisse gérer convenablement son stock, elle doit parvenir à minimiser le coût total d’approvisionnement. Pour cela, elle doit déterminer la quantité optimale à commander (X) (appelée aussi le lot économique) ainsi que le nombre de commandes à passer durant l’année (N)

X=                 N=

Le modèle de Wilson est très simplificateur de la réalité, vu qu’il repose sur la stabilité et la régularité.  Alors que le marché est marqué par les fluctuations des  prix, les risques de pénurie et les ruptures de stock.

Face à cette inadéquation du modèle de Wilson, le besoin d’une gestion efficace des stocks oblige l’entreprise d’opter pour l’un des deux modes de gestion suivants ;

·         La gestion calendaire qui consiste à lancer des ordres d’approvisionnements à intervalles réguliers T (commande par période régulière) ;

·         La  gestion à point de commande qui consiste à passer une commande pour reconstituer le stock actif (commande par quantité constante).

Pour s’assurer de l’efficacité de la gestion des stocks, un contrôle peut se faire à partir de plusieurs indicateurs notamment,

·         le nombre de ruptures de stock,

·         le coût des commandes de dépannage enregistrées durant une période,

·         les ratios de rotation ou de temps d’écoulement mesurant le poids financier des stocks.

D’une manière générale, la réussite de la fonction approvisionnement dépend de deux éléments essentiels A et B :

A.      Le suivi administratif des approvisionnements, confié au service achat. Ce suivi exige le bon accomplissement des tâches suivantes : la recherche des meilleurs fournisseurs et des meilleurs produits, la passation des commandes et l’obtention des livraisons ;

B.      La gestion physique des approvisionnements confiée au service magasin, afin d’assurer

·         le contrôle quantitatif et qualitatif des commandes,

·         la manutention et  le gardiennage,

·          la distribution des matières aux services utilisateurs et la tenue d’une comptabilité matières permettant le déclenchement des commandes à temps,

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[1] - L’e-porcurement fait partie de la gestion électronique de l’approvisionnement. Celle-ci comprend, en amont, l’e-sourcing qui fait référence aux actions de séléction des fournisseurs et, en aval, l’e-procurement qui permet le passage et le suivi des commandes.